To oprogramowanie klasy erp przeznaczone do obsługi magazynu i działu sprzedaży dla firm handlowych, usługowych i produkcyjno-handlowych.
Funkcjonalność systemu ERP PolkaSQL uwzględnia podział zadań i czynności przypisanych do poszczególnych działów i pracowników. W systemie można zarejestrować dowolną ilość magazynów oraz zdefiniować powiązany z nimi obieg dokumentów. Daje to możliwość odwzorowania wieloetapowych procesów realizowanych w firmie.
Oprogramowanie dostosowuje układ menu do nadanych użytkownikowi uprawnień. Dzięki temu znacznie skraca się czas potrzebny na dotarcie do właściwego obszaru roboczego użytkownika. Upraszcza to obsługę systemu, a w konsekwencji ogranicza koszty związane ze szkoleniem pracowników.
Bogata konfiguracja umożliwia dostosowanie systemu do indywidualnych wymagań każdego typu przedsiębiorstwa. Zdaniem naszych klientów intuicyjny interfejs i łatwość konfigurowania w połączeniu z technologią SQL zapewnia wygodną i stabilną pracę. Nie bez znaczenia jest krótki czas wdrożenia i szkolenia.
Wybrane składniki systemu ERP PolkaSQL:
- produkcja wieloetapowa i wielopoziomowa uwzględnieniem kosztów produkcji oraz zlecenia produkcyjne i etapy ich realizacji
Wieloetapowa produkcja tworzona jest baza danych wyrobów, lista wyrobów gotowych, półproduktów, elementów, surowców oraz usług (dodatkowe koszty wchodzące w skład poszczególnych wyrobów i półproduktów). Dla poszczególnych wyrobów i półproduktów zostają określone składy. Składnikami mogą być zarówno elementy/surowce, półprodukty oraz usługi (robocizna, energia, itp.). Pozwala to wytworzyć zarówno produkty gotowe, jak i półfabrykaty czy podzespoły.
Wydanie materiałów do produkcji odbywa się automatycznie na podstawie informacji o składach. Wyroby o skomplikowanych składach mogą zawierać trudno policzalne składniki oraz elementy uzupełniające.
Produkcja wyrobu gotowego jest podzielona na etapy. Na każdym z poszczególnych etapów tworzony jest półprodukt, który bierze udział w dalszym procesie produkcji.
Ilość faz produkcyjnych jest dowolna i zależy od potrzeb śledzenia poszczególnych etapów produkcji danego wyrobu gotowego.
Automatyzacja zapotrzebowań na materiały do produkcji
Obsługując zlecenie produkcyjne na partię wyrobów, mamy możliwość automatycznego utworzenia zapotrzebowania wewnętrznego na wszystkie brakujące składniki. Suma takich zapotrzebowań umożliwia łatwe wygenerowanie zamówienia na zakup materiałów.
Uwzględnienie kosztów produkcji
Koszt montażu zostaje wyliczony dzięki możliwości przypisania usług do receptur wyrobów. Ponadto system rozlicza poszczególnych pracowników z pobranych do produkcji materiałów oraz z ilości wyprodukowanych wyrobów.
Dzięki tej funkcji można np. przyjąć zwrot towaru od naszego klienta, przeprowadzić demontaż i zwrócić użyte podzespoły do dostawcy. Ma to zastosowania także w procesach przeprowadzania remontów.
Odpowiednio konfigurując działanie programu, możemy umieszczać składy wyrobów na wydrukach dokumentów magazynowych.
- obsługa centrali i sieci oddziałów z pełną wymianą danych o asortymencie, stanach magazynowych wystawionych dokumentach i rozliczeniach
Przedstawiamy moduł dla firm wielooddziałowych wspomagający zarządzanie siecią punktów o strukturze rozproszonej. Moduł umożliwia współpracę pomiędzy centralą a oddziałami firmy (sklepami, salonami firmowymi), lub firmami współpracującymi. Zapewnia synchronizację danych o asortymencie i dostawach (z dokładnością do kart magazynowych oraz numerów seryjnych), stanach magazynowych, kontrahentach i ich warunkach handlowych, dokumentach magazynowych, dokumentach handlowych i rozliczeniach.
W zależności od parametrów posiadanych łączy teleinformatycznych, każdy z punktów sieci może pracować w trybie:
Off-Line
Użytkownicy w oddziale mają dostęp do zasobów swojej bazy danych. Oprogramowanie synchronizuje dane z bazą centralną na żądanie lub w ustalonych odstępach czasowych. Mogą to być oddziały centralnej firmy, mogą to być firmy współpracujące na zasadzie partnerstwa. Wielopoziomowość struktury sieci oddziałów pozwala na informatyzację całego przedsiębiorstwa, w tym punktów handlowych i sklepów położonych najniżej w hierarchii, będących oddziałami naszych oddziałów. Metoda synchronizacji danych jest dowolna, może to być np. e-mail, protokół ftp, przesyłanie danych dyskietką.
On-Line
Użytkownicy mają bezpośredni dostęp do zasobów centralnej bazy zgodnie z nadanymi przez administratora uprawnieniami. Można m.in. udostępnić pracownikom jednego punktu podglądanie stanów magazynowych innych punktów, czy składanie do nich zamówień. Umożliwia to prowadzenie działalności oddziału bez konieczności kontaktowania się z centralą.
Od strony informatycznej oddział online to grupa:
- pracowników
- magazynów
- sygnatur
- dokumentów
- rozliczeń
wydzielona w obrębie centralnej bazy danych i posiadająca szczegółowe prawa dostępu do pozostałych danych bazy.
Jakkolwiek cechą charakterystyczną oddziału online jest dostęp do centralnej bazy danych za pomocą łączy teleinformatycznych to metoda połączenia do bazy danych nie ma wpływu na sposób pracy w programie. Na ten sposób ma wyłącznie wpływ to kto pracuje w systemie, a nie jak czy skąd się do niego połączył. Oznacza to, że pracownik oddziału online może uruchomić program z jednego z komputerów w centrali i mimo, że łączy się do bazy danych za pomocą lokalnych łączy, będzie uważany za pracownika swojego oddziału i jego dostęp do danych będzie podlegał ograniczeniom nałożonym na ten oddział online, którego jest pracownikiem.
Zastosowana technologia gwarantuje integralność danych bez względu na stabilność i przepustowość łączy. Pełna integracja ze środowiskiem serwerów Microsoft umożliwia stabilną pracę w architekturze typu Terminal-Server oraz wykorzystanie wszystkich dostępnych urządzeń peryferyjnych tj. drukarki fiskalne, drukarki faktur, czytniki kodów, kolektory danych, itp.
Podstawowe korzyści z wdrożenia oprogramowania dla firm wielooddziałowych:
Jednolite informacje o kontrahentach:
- Spójne warunki handlowe kontrahentów we wszystkich oddziałach.
- Obraz wszystkich operacji finansowych (rozrachunków) z naszymi kontrahentami. Stan rozliczeń wszystkich klientów w całej sieci z podziałem na poszczególne dokumenty sprzedaży.
- Jednolita spójna informacja o klientach, polityce rabatowej, lojalnościowej
- Zintegrowane akcje marketingowe
- Program lojalnościowy (informacje o klientach, karty stałego klienta)
Jednolite informacje o stanach magazynowych w centrali i poszczególnych oddziałach
- Możliwe przesunięcia magazynowe między oddziałami
- Oddziały mogą widzieć stany magazynowe centrali i innych oddziałów
- Oddziały mogą rezerwować towar dla potrzeb innego oddziału
- Stopień realizacji zamówień od klientów oraz zapotrzebowań wysłanych do naszych dostawców
- Ułatwienia logistyki dystrybucji towarów w całej sieci
- Globalne planowanie zapasów dla całej sieci sprzedaży
Wspólna baza towarowa (cenniki, grupy towarowe, itp.)
- Jednolita spójna informacja o asortymencie
- Spójna polityka nazewnictwa asortymentu
- Centralna kontrola nad cenami i marżami
- Centralny system zarządzana przecenami
Spójne, całościowe raporty i analizy
- Centralne raportowanie na potrzeby zarządu
- Możliwość tworzenia własnych analiz marketingowo-handlowych
- Raportowanie na potrzeby poszczególnych oddziałów
- Raporty dobowe i okresowe w oddziałach. - Remanent centralny i wewnątrz oddziałów
- Natychmiastowy obraz finansowo księgowy wszystkich zdarzeń gospodarczych w całej sieci
Uprawnienia dostępu pracowników całej sieci
- Pełna kontrola nad pracą i uprawnieniami pracowników w poszczególnych oddziałach
System pracuje w architekturze klient-serwer. Serwer bazy danych jest transakcyjny. Dzięki temu system pracuje szybko i stabilnie nawet w dużych instalacjach sieciowych, a poprawność danych nie zależy od zewnętrznych czynników takich jak: przerwa w dostawie prądu, awaria serwera lub połączeń sieciowych, wpływ innych programów.
- numery seryjne towaru ze szczegółową informacją o historii każdego egzemplarza oraz jego aktualnym położeniu
PolkaSQL umożliwia przypisanie unikalnego numeru seryjnego każdemu egzemplarzowi towaru. Można przypisać grupie towarów grupę numerów seryjnych o podanym wzorcu. Wszędzie w programie dostępna jest pełna historia każdego egzemplarza oraz jego aktualne położenie. Możemy decydować o tym, który egzemplarz wydamy z magazynu, sprzedamy na fakturę czy przyjmiemy zwrócony od klienta.
- lokalizacje w magazynie, czyli podział wybranego magazynu na dowolna liczbę miejsc składowania z możliwością druku etykiet lokalizacyjnych
Można rejestrować dowolną liczbę magazynów. Położenie poszczególnych partii towarów może być szczegółowo określane za pomocą bazy lokalizacji. Lokalizacja towarów w magazynie dokonuje podziału magazynu na dowolną liczbę miejsc składowania. Dostawa towaru może być umieszczona w konkretnym miejscu lub być rozbita na kilka lokalizacji. Możliwe jest przenoszenie partii towarów z jednego położenia do innego, nadawanie lokalizacji już istniejącym dostawom oraz automatyczny druk etykiet towarów z informacją o miejscu składowania, numerze seryjnym itp.
Dostęp do poszczególnych magazynów może być chroniony uprawnieniami pracowników. - definiowanie wieloetapowych procesów realizowanych w firmie za pomocą obiegu dokumentów konfigurowanego przez użytkownika
Definiowalny przez użytkownika obieg dokumentów umożliwia odwzorowanie w systemie PolkaSQL wieloetapowych procesów realizowanych w firmie. Tworząc obieg dokumentów, firma może dostosować cykl obsługi kontrahenta do swojej specyfiki.
Definiując każdy etap procedury obiegu dokumentów:
- Określamy dokument, który ma być wykonany
- Przydzielamy pracownika odpowiedzialnego za jego wykonanie
- Określamy stopień automatyzacji etapu
Można tworzyć wiele scenariuszy obsługi jednego procesu. Stan realizacji poszczególnych zadań widoczny jest w raportach, a dodatkowo może być uwidaczniany za pomocą innych wyróżników (krojów czcionek lub kolorów). Ułatwia to panowanie nad wykonaniem poszczególnych zadań i efektywne planowanie działań.
- zarządzanie obrotem opakowaniami plus możliwość umieszczania na fakturach zestawień ilościowo-wartościowych dokonanego obrotu opakowaniami
Obrót opakowaniami zwrotnymi odbywa się za pomocą osobnej grupy dokumentów. Można wydzielić specjalne magazyny dla opakowań. Można rozliczać finansowo obrót opakowaniami. Można wystawiać faktury ze zwrotem opakowań. Można umieszczać na fakturach zestawienie ilościowo-wartościowe dokonanego obrotu opakowaniami (wydania minus zwroty). Dostępne są raporty o stanie obrotu opakowaniami z poszczególnymi klientami.
- utylizacja - gospodarka odpadami
Zgodnie z obowiązującymi przepisami producenci i importerzy sprzętu elektronicznego i elektrycznego powinni na fakturach sprzedaży informować odbiorców o wysokości kosztów gospodarowania odpadami. PolkaSQL daje możliwość powiązania ze sobą dwóch towarów w taki sposób, że zafakturowanie towaru automatycznie dołączy odpowiednią pozycję utylizacyjną.
- zamienniki towarów podpowiadane automatycznie w trakcie sprzedaży
Funkcja ta umożliwia określenie relacji pomiędzy pozycjami asortymentowymi. Każdemu towarowi możemy przyporządkować grupę towarów uważanych za jego zamienniki. W trakcie sprzedaży użytkownik ma stały dostęp do informacji o zamiennikach. W przypadku braku danego towaru program wygodnie podpowie dostępne w magazynie zamienniki.
- klasyfikacja i grupowanie rekordów (towarów i kontrahentów) oraz zaawansowane możliwości filtrowania i raportowania
Moduł grupowania pozwala na wygodne przydzielanie rekordów (towarów i kontrahentów) do grup. Dla każdej grupy możemy przyporządkować dowolną ilość podgrup. Dla każdej grupy możemy określić, że jej podgrupy tworzą wymiar w hurtowni danych.
Przydzielenie np. towaru do grupy może dodatkowo powodować tworzenie się symbolu na odpowiednich pozycjach od-do.
Przydzielenie rekordu do grupy lub hierarchii grup powoduje powiązanie rekordu, z tą strukturą, które pozwala na ograniczanie wyboru rekordów przy tworzeniu raportów, wystawianiu dokumentów, itp.
Możemy powielić element po dowolnym kryterium np. tworzymy nowy element a następnie powielamy ten element (tworzymy nowe elementy) dokładnie takie jak element wg, którego powielamy z różnicą w symbolu i nazwie wynikającą z zmienionych grup; dla przykładu tworzymy koleje elementy o rozmiarach M,L,XL ...
- nadawanie dowolnych cech obiektom co daje nieograniczone możliwości analizowania i tworzenia własnych reguł porządkujących
Unikalny mechanizm umożliwiający użytkownikom znakowanie poszczególnych rekordów bazy danych przez nadanie im własności, kolorów i typów czcionek pozwala na krańcowe dostosowanie raportów do potrzeb pracujących osób. Nadane własności można wykorzystywać jako dodatkowe kryteria filtrowania i wyszukiwania w raportach.